1. Introducción

La productividad y confiabilidad de las empresas solo se logra mediante una planeación adecuada de los recursos que permita responder de manera acertada a los cambios del mercado, esa capacidad de respuesta es la que nos permite medir el grado de competitividad de las organizaciones. Para la elaboración de planes de producción ajustados a las necesidades, las organizaciones deben contar con una cultura que les permita mantener información confiable sobre los costos, la capacidad de los recursos disponibles, indicadores de eficiencia y utilización y establecer políticas que les permitan evaluar el desarrollo y la efectividad de estos. Esas entonces son las variables que nos permiten caracterizar los sistemas de planeación y control de las empresas del sector manufacturero de la ciudad.

El principal interés de este trabajo es determinar las características que distinguen la administración y planeación de los sistemas productivos de las pymes de la ciudad de Neiva, mediante el conocimiento de la estructura y el funcionamiento de sus sistemas de planificación y control de la producción; identificando si cuentan con sistemas de información, planeación y control adecuados y confiables y con las técnicas y herramientas adecuadas para la toma de decisiones en sus procesos.

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) representan el 96% de las empresas en Colombia, el 25% del PIB, el 25% de las exportaciones y generan el 49,6% del empleo industrial. Estas empresas frecuentemente tienen problemas en cuanto a competitividad, calidad y costos⁴. De acuerdo con la oficina de Desarrollo Empresarial de la Cámara de Comercio de Neiva⁵ a junio de 2010 se encontraban registradas 7516 PYMES clasificadas según la Ley 905 de 2004, de las cuales dos correspondían a medianas empresas, 20 a pequeñas empresa y 7494 a microempresas. De acuerdo con los datos de la Cámara de Comercio de Neiva, la mayor cantidad de empresas que se constituyen se orientan a desarrollar sus actividades en el sector comercio con una participación del 51%, seguida de hoteles y restaurantes con el 12%, manufactura 8%, construcción 3%, agropecuario 2% y el resto en otros sectores.

La participación sectorial en la inversión que se mide por medio de los activos de las empresas es diferente; las actividades de comercio participan con el 33%, construcción con el 13%, manufactura con el 6%, hoteles y restaurantes con el 2%, agropecuario 2%, pesca 1% y la otra inversión en el resto de sectores (Ver figura 1).

La competitividad de una empresa se mide por el conocimiento que esta tenga de lo que es capaz de hacer (El cliente puede suministrar la información necesaria sobre lo que desea o la empresa cuenta con los diseños, tolerancias, especificaciones, lista de partes y especificaciones de calidad), cuándo es capaz de hacerlo, (Puede establecer fecha de entrega de los pedidos), qué herramientas son necesarias para su elaboración (Se inspeccionan las herramientas, los equipos necesarios antes de realizar el trabajo en el taller) y cómo lo haremos (Podemos determinar antes de empezar la producción, cómo se va hacer el producto, las hojas de ruta o instrucciones de los procesos, etc)⁶.

La prioridad para los entes gubernamentales que tienen que ver con las políticas de competitividad y desarrollo de las regiones y de las asociaciones de empresarios establecidas en la región es y debe ser conocer cuál es la capacidad instalada de cada uno de los sectores en que se encuentran dividida la manufactura, establecer cuál

33%

■    Comercio    ■Construcción «Manufactura BHoteleyrst. ■    Agropecuario «Pesca    «Otros

es la capacidad de respuesta de las organizaciones en caso de requerirse un mayor volumen de sus productos; identificar la tecnología aplicada; conocer sus desarrollos en investigación y establecer cuál es la propuesta de nuevos productos o de mejoras de los que tienen en el mercado; identificar cuáles son las estrategias para reducir los costos operacionales y si se cuenta con la tecnología de punta parta el desarrollo de los procesos y con el personal adecuado para tal fin.

La pregunta problema es: ¿De qué manera planifican y controlan la producción las Mipymes de la ciudad de Neiva y qué herramientas informáticas utilizan?

■ de empresas ■ Porcentaje

EXTRACCIÓN DE PIEDRA, ARENA, ARCILLAS, CAL, YESO, CAOLÍN Y BENTONITAS

De acuerdo a consultas efectuadas a las universidades de la región que cuentan con facultades de ingeniería industrial o de administración de empresas y en la Cámara de Comercio de Neiva no se encontró trabajo de investigación referente al tema de este trabajo.

150 100 50 O

2. Metodología

El estudio se inicia recolectando información sobre el número de empresas de la ciudad, direcciones, sector económico al que pertenecen y un resumen de su actividad manufacturera. Se selecciona la información de acuerdo al CÓDIGO INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME (CIIU) y se obtiene el siguiente resultado:

En la Ciudad de Neiva se encuentran 12 unidades empresariales que están dedicadas al sector A, Agricultura, Caza, Pesca y Silvicultura, 9 de ellas en el sub sector producción específicamente agrícola y 3 en el sector pecuario (Ver figura 2); en el subsector B Pesca no se encuentra registrada ninguna empresa; en el subsector C Explotación de minas y canteras se encuentran 9 empresas todas en el subsector Extracción de piedra, arena, arcillas, cal, yeso, caolín y bentonitas (Ver figura 3).

Figura 3. Número de empresas en cada subsector del sector C. Explotación de minas y canteras

En el sector D Industrias manufactureras se encuentran 718 empresas divididas en la mayoría de los subsectores. Los subsectores más representativos o donde mayor número de empresas se encuentran son: Elaboración de productos alimenticios y bebidas con 239 empresas que representan el 33% del total, el sector de fabricación de prendas de vestir; preparado y tejido de pieles aglutina 126 empresas que representan el 18% del total de empresas del sector. En el sector Fabricación de productos elaborados de metal, excepto maquinaria y equipo, se agrupan 94 empresas que representan el 13 del total. En los sectores Fabricación de muebles; industrias manufactureras ncp y Actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones se agrupan: 63 unidades que corresponden al 9% y 72 empresas al 10% del total respectivamente, (ver figura 4 y tabla 1).

Tabla 1. Empresas en cada subsector del Sector D Industrias manufactureras (CIIU dos dígitos)

Se procedió a establecer una muestra que permitiera seleccionar al azar un número de empresas que aportaran los datos necesarios para llevar a cabo la investigación confiable. Teniendo en cuenta un nivel de confianza del 95%, un error máximo permitido del 5% y una población total de 729 de los sectores A,C y D la muestra corresponde a 171 empresas a encuestar (ver tabla 2). La selección del número de encuestas por cada sector se realizo mediante pro rateo, lo que implica que los sectores que aglutinan mayor número de empresas serán aquellos donde se realicen mayor número de encuestas (ver tabla 3).

En resumen, se entrevistaron 184 empresas de las cuales 166 se incluyeron en el estudio. Un 0,60% se realizaron en el sector A, AGRICULTURA, GANADERÍA, CAZA Y SILVICULTURA, el 2,41% (4 encuestas) al sector B, EXPLOTACIÓN DE MINAS Y CANTERAS y las restantes al sector C, INDUSTRIAS MANUFACTURERAS, (ver tabla 3).

Para la recolección de los datos se diseñó el formato de encuesta para caracterizar los sistemas de planificación y control de la producción de las pymes de la ciudad de Neiva. Este instrumento se dividió en tres partes fundamentales: la primera los datos generales de la empresa, la segunda se preguntaron los aspectos que tienen que ver con la caracterización del sistema productivo de la unidad industrial y por último una tercera parte que busca identificar que estudios tiene la empresa que le permita conocer sus capacidades reales de equipo, maquinaria y mano de obra y cuáles son los recursos informáticos que utiliza para identificar su capacidad de producción, sus inventarios, sus recursos humanos y la planeación de la producción. La encuesta fue validada inicialmente mediante consulta a especialistas en la Ciudad de Medellín y posteriormente fue aplicada a una muestra de la población a encuestar para verificar el cumplimiento de objetivos.

Se realizaron 284 encuestas distribuida así (ver figura 5), 184 exitosas; 29 empresas no colaboraron con el estudio correspondiente al 11,69 % del total. 16 empresas ya habían dejado de operar, correspondiente al 6,45%. Del total escogido 8 empresas tenían mal registrada la dirección en la Cámara de Comercio de Neiva y fue imposible encontrar la dirección correcta.

Un total de 11 de las empresas escogidas estaban mal codificadas, su objetivo es la comercialización, razón por la cual se detectaron y se eliminaron de la lista inicial.

La clasificación en el cogido CIIU en los sectores A, B, C, D corresponde a empresas que exploten, o manufacturen cualquier tipo de artículo. Corresponden al 4,44% del total de la muestra.

3. Resultados del estudio

En las medianas empresas el 67% cuenta con estudios de tiempos, con indicadores de capacidad y eficiencia del total de la planta de producción y el 83% conocen su capacidad de producción, sin embargo solamente el 33% cuenta con indicadores de eficiencia y utilización para cada centro de trabajo. El 100% de ellas cuenta con información confiable sobre sus ventas en los últimos 5 años y por lo tanto pronostica las mismas con base en esos registros.

El 83.3% elabora, evalúa planes de producción y establecen la capacidad requerida para los mismos. El total de ellas cuentan con diagramas de ruta, registros de carga, listado de materiales, establece planes para pedido de materiales y mantiene registros confiables de inventarios; lo que les permite tener a la mano la información necesaria para comprometer con un alto índice de confiabilidad su capacidad de producción y satisfacer la demanda requerida por los clientes con un alto índice de probabilidad de cumplir los compromisos pactados.

Como lo podemos ver en la tabla 4 y en la figura 6, las medianas empresas que corresponden al 3,26% del total de las organizaciones que existen en la ciudad de Neiva del sector manufacturero tiene 67 empleados promedio y aporta a la región 1,766 empleos. Cuentan con el 100% del personal calificado para las funciones de Planeación de la Producción y Control de las mismas, tienen en cuenta y conocen los elementos necesarios para lograr una planeación y un control efectivo de su producción que les permite responder ante las fluctuaciones de la demanda y ante las necesidades del cliente, a pesar de que no cuentan con la tecnología adecuada para una planeación más eficiente.

Descripción	Mediana	% Mediana	Pequeña	% Pequeña	Micro	% Micro
Ingeniero Industrial	3	50,00	4	23,53	3	1,86
Otras Ingenierías	2	33,33	1	5,88	5	3,11
Contador	0	0,00	1	5,88	1	0,62
Admón de empresas	1	16,67	4	23,53	8	4,97
Técnico Sena	0	0,00	0	0,00	10	6,21
Tecnólogo	0	0,00	1	5,88	8	4,97
Diseñador	0	0,00	0	0 ,0 0,	5	3,11
Empírico	0	0,00	6	35,29	76	47,20
Otros	0	0,00	0	0,00	45	27,95

Total 6 100,00 17 100,00 161 100,00

B % Mediana H % Pequeña M % Micro

Ingeniero Otras Contador Admón de Técnico Tecnòlogo Diseñador Empírico Otros Industrial Ingenierías    empresas Sena Figura 6. Profesión del encargado de planear la producción.

Solamente el 66,67% de las mediana cuentan con software como recurso tecnológico para el desarrollo de las funciones de planeación (ver tabla 5). La industria manufacturera en general no cuenta con la tecnología de manufactura que les permita mayores volúmenes de producción, no han entrado en la era de la informática aplicada a la manufactura. Tecnologías de manufactura como CAM, CIM no han sido implementadas en las empresas de la región. «La industria manufacturera por estar estrechamente ligada al desarrollo de la ciencia, la tecnología y la ingeniería es un sector económico propenso a crear, experimentar y fomentar dinámicas de aprendizaje y difusión del conocimiento»⁷.

En relación con la pequeña empresa, solamente un 33% de ellas cuentan con estudios de tiempos y conocen los indicadores de capacidad total. El 23% conoce los indicadores de capacidad total y de cada uno de los centros de producción. Con respecto a indicadores de utilización solamente el 17% conoce la rata de utilización de los centros, pero un 29% conoce la tasa de utilización total de la misma.

La pequeña empresa de la ciudad, aporta en promedio 15 empleos, lo que indica que en total esta contribuye con aproximadamente 1110 empleos (ver tablas 6 y 7), contando con el 64,7% de personal calificado para las labores de planificación y control de la producción como lo muestra la tabla 4.

Con relación a los registros sobre ventas tan solo el 79% cuenta con estos para un periodo de 5 años y el 52,94

Mediana empresa Si % No %

Pequeña empresa Si % No %

Micro empresa Si % No %

Tabla 6. Clasificación de las pymes y distribución de los empleos

Total    184    100,00    1206    100,00    85

los utiliza para pronosticar sus ventas. La pequeña empresa no elabora planes maestros y por lo tanto no los puede evaluar. En otros indicadores estudiados como la identificación de la capacidad necesaria para cada lote, solamente el 17,24% la determinan, el 29,41 de las empresas cuentan con los diagramas de ruta de sus productos y el 35,29% cuenta con registros de carga para cada operación. Podemos notar entonces que hay un significativo deterioro de los mismos con respecto a la mediana empresa. Sin embargo los demás indicadores como el listado de materiales por producto (52,94%), el registro para identificar cuanto pedir (41,18%) y el registro de inventarios (64%) cuentan con registros confiables.

Frente a los recursos tecnológicos se evidencia también la falta de utilización del software para la elaboración de planes agregados, maestros y requerimiento de materiales, lo mismo que de sistemas para pronosticar las ventas (ver figura 7).

Como podemos observar en la figura 8 las nuevas tecnologías de la producción apoyadas en los sistemas informáticos están más desarrolladas en la pequeña empresa que en la mediana. La razón básica es que la tecnología CAD implementada en la industria gráfica por razones de costo ha permitido que esta vaya adquiriendo importancia. Las tecnologías de la manufactura están siendo mejor adaptadas en la pequeñas empresas.

Los datos arrojados por el estudio con referencia a la micro empresa son por demás desalentadores: el 9,5% ha realizado o tiene un estudio de tiempos, el 10,6% conoce su capacidad de producción, solamente el 4,35% tiene indicadores de eficiencia de sus centros y de la planta en general. Lo mismo ocurre con el indicador de utilización, un 3,73% conoce el indicador de cada centro y el 4,35% el de la utilización de la planta en general. El 44,1% tiene registros de ventas y solamente el 18% se apoya en ellos para pronosticar sus ventas.

Figura 7. Recursos tecnológicos para planeación.

El 3,11% de las microempresas de la ciudad elaboran plan maestro para su producción, el 0,62% lo evalúa, el 2,48% identifica la capacidad necesaria de los recursos para cada lote, el 8% cuenta con los diagramas de rutas de sus procesos y el 4,98% lleva registros de cargas de cada centro. El 23,6% cuenta con el listado de materiales de sus productos, el 16,77 % con registros para establecer cuanto pedir y solamente el 27,95% mantiene registro de sus inventarios (ver tablas 8 y 9, y figuras 9 y 10) .

A pesar de la necesidad de ponernos a tono con el mercado internacional, con la herramienta utilizada por todos los paises del mundo las ISO, en la región solamente el 33% de las medianas empresas, el 17,65% de las pequeñas y el 1,24 de las micro se han acogido a este mecanismo. El 100% de las empresas, medianas, pequeñas y micros no han tenido conciencia ambiental o por lo menos no lo han demostrado asumiendo los estándares de gestión ambiental resumidos en las normas Iso 14.000 y las normas Oshas 18.000 de la Salud ocupacional (ver tabla 10 y figuras 11).

Las Certificadoras han hecho esfuerzos para que las mipymes se acojan a los planes de gestión de calidad, ambiental y de salud ocupacional que les permita insertarse en los mercados nacionales e internacionales y han rebajado las condiciones mínimas necesarias en especial las que tienen que ver con la administración de las mismas. Sin embargo la implementación y el sostenimiento de las mismas son onerosas para la mayoría de las empresas de la región, en razón a su tamaño.

Figura 9. Elementos de planeación a mediano plazo.

Figura 10. Elementos de planeación a corto plazo.

Elemento

Mediana empresa Si % Si No % No

Pequeña empresa Si % Si No % No

Micro empresa Si % Si No % No

Establece plan maestro

5 83,33

1

16,67

0

0

17

100

5

3,11

156

96,89

Evalúa los diferentes planes

5 83,33

1

16,67

0

0

17

100

1

0,62

160

99,38

Establece la capacidad necesaria de cada lote

5 83,33

1

16,67

3

17,65

14

82,35

4

2,48

157

97,52

Cuenta con diagramas de ruta para sus productos

4 66,67

2

33,33

5

29,41

12

70,59

13

8,07

148

91,93

Cuenta con registros de carga de cada operación

5 83,33

1

16,67

6

35,29

11

64,71

8

4,97

153

95,03

Cuenta con lista de materiales para cada producto

6 100,00

0

0,00

9

52,94

8

47,06

38

23,60

123

76,40

Cuenta con registro para identificar cuando pedir

6 100,00

0

0,00

7

41,18

10

58,82

27

16,77

134

83,23

Cuenta con registro de inventarios

6 100,00

0

0,00

11

64,71

6

35,29

45

27,95

116

72,05

Tabla 10. Sistemas de gestión integral.

4. Conclusiones

Las empresas no tienen la cultura de la necesidad de conocerse; conocer su proceso productivo, ni los tiempos de fabricación, ni los procedimientos más adecuados para la fabricación de sus productos, por lo que no le permite tener registros históricos del comportamiento de sus ventas, eficiencias, inventarios, costos, que le proporcionarían los elementos necesarios para elaborar sus planes de producción y ventas adecuadamente, permitiéndole mejor utilización de su capacidad productiva y por ende poder comprometerse con mayores volúmenes de ventas, que le traerían como consecuencia los recursos necesarios para el cambio de tecnologías de manufactura que le permitirá atender nuevos mercados, incrementar su plantilla de mano de obra, mejorar calidad de vida de los ciudadanos y un desarrollo industrial de la ciudad.

El estudio arroja como resultado que las pequeñas empresas y las micro empresas, carecen de sistemas de planeación y control y que los registros históricos necesarios para adelantar dichas labores son por demás incipientes. Es factible que los propietarios sepan o conozcan los datos pero no hay registros ciertos que puedan ser utilizados para desarrollar sistemas de planeación confiables en las organizaciones.

La utilización de la tecnología informática y la tecnología de fabricación podemos clasificarla como nula. Los sistemas CAD son los únicos utilizados por algunas empresas, en especial la industria gráfica, para la elaboración de los diseños de los impresos que elaboran para las empresas de la región.

La redefinición de una política industrial para la ciudad que cuenta con una economía en transformación y con la permanencia de grandes problemas en el sector de la industria manufacturera, como lo ha demostrado este estudio, con Cluster no muy robustos, donde hemos visto que hay bajos niveles de productividad, volúmenes de exportación insignificantes comparados con los de otras ciudades, es de vital importancia.

La región no cuenta, como se percibió a lo largo del estudio, con mano de obra que tenga cultura empresarial, priman en el trabajador los modelos tradicionales de no trabajo en las horas pico, la siesta sigue siendo un factor determinante en el rendimiento del empleado, el no trabajo por turnos en las labores industriales, la falta de compromiso del trabajador para aportar su trabajo en momentos que lo requiera la empresa, son la queja permanente de los empresarios, en especial los de otras zonas del país.

La falta de mano de obra calificada para trabajos de manufactura, a pesar de los esfuerzos hechos por el Sena; la falta de técnicos y tecnólogos en las diferentes disciplinas u oficios manufactureras unido a la cultura del querer ser trabajador petrolero, han hecho que la industria manufacturera no tenga el auge que requiere un departamento que dice tener una vocación agroindustrial.

Los sectores más desarrollados a nivel de la manufactura son: la fabricación de productos elaborados de metal, excepto maquinaria y equipo con un 13% de las industrias del sector; la fabricación de muebles; industrias manufactureras con un 9%; las actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones con un 10% donde está más desarrollada la tecnología manufacturera del CAD; la fabricación de prendas de vestir; preparado y teñido de pieles con un 18%; elaboración de productos alimenticios y de bebidas con un 33%. Ninguna de las empresas tiene presencia a nivel nacional.

5. Recomendaciones

Ante las conclusiones arrojadas por el estudio podemos hacer las siguientes recomendaciones:

Es necesario acercar, como lo propone el Informe de la Comisión de sabios de la Misión de Ciencia Educación y Desarrollo⁸, a la universidad y a la empresa; a la empresa como motor de desarrollo y a la universidad como proveedora de ciencia y tecnología.

Capacitar al recurso humano del sector manufacturero de la ciudad para cambiar las estructuras culturales de la región con el fin de generar mayor simbiosis entre las acciones para la competitividad y el recurso humano necesario para el mejoramiento.

La Universidad debe lograr un mayor acercamiento entre la empresa y el Estado para permitir que los recursos del estado destinados para el mejoramiento de los sistemas productivos de las organizaciones empresariales de la ciudad, se vean representados en una mayor cobertura de la demanda y una mayor proyección de la industria de la ciudad en los mercados nacionales e internacionales.

Es necesario además, buscar caminos que nos permitan lograr mayores niveles de asociatividad entre los empresarios de la región para la obtención de mejores precios de compra de las materias primas, mejor utilización de los canales de comercialización, disminución de los costos de fabricación en razón a una mayor y mejor utilización de los recursos de las empresas.

Diseñar campañas que no tengan como objetivo mover el corazón de los compradores con base en falsos nacionalismos, si no pensar que el comprador no tiene corazón, compra con la cabeza, busca lo más barato, de la mejor calidad sin importar quien se lo proporcione.

6. Referencias bibliográficas

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Súper sociedades Mapa de Oportunidades del Huila 2011. Disponible en www.supersociedades.gov.co

PYME: Balance 2005 - Perspectivas 2006 - TLC - Negociación de salario mínimo. Acopi Regional Bogotá. Fecha de consulta: abril 2007. Disponible en: http://www. acopibogota.org.co

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